Konferencia je jedným z eventov, ktorý musí šlapať ako hodinky. Netolerujú sa žiadne prestoje, zlyhanie techniky ani iné podobné nepríjemnosti. Program konferencií často začína v skorých ranných hodinách a končí sa až za tmy a všetko je presne nalinkované. Ako zvládnuť prvú organizáciu takéhoto eventu bez obáv?
Konferenčná technika
Spoľahlivá konferenčná technika je alfou a omegou úspešného podujatia. Mikrofóny, projektory, správne ozvučenie, ale aj synchronizácia všetkých týchto aspektov vám pomôže, aby boli prednášky a diskusie zrozumiteľné pre všetkých účastníkov a aby vás netrápili technické problémy.
Catering
Na každom podujatí, ktoré trvá dlhšie ako pol hodinu, je potrebné zabezpečiť minimálne pitný režim. Pri podujatiach s dĺžkou trvania nad 2 hodiny už sa očakáva aj možnosť zasýtiť žalúdok. Je jedno, či je jedlo súčasťou ceny vstupenky, alebo budete mať len stánok s hotdogmi. Jedlo a pitie nesmie chýbať. Na konferencií sa očakáva aspoň malé občerstvenie a pauza na obed s možnosťou navštívenia blízkej reštaurácie.
Riadený program
Program musí mať hlavu aj pätu. Každá diskusia musí začať krátkou prednáškou alebo úvodom, ktorý uvedie účastníkov do problematiky. Aj jednotlivé vystúpenia v diskusii musia mať pravidlá, napríklad dĺžku jedného vystúpenia alebo poradie pripomienok k nejakému vystúpeniu.
Voľná diskusia
Na voľnú diskusiu majú ľudia čas počas obeda alebo počas voľnej popoludňajšej hodinky, kedy môžu navštíviť ostatných účastníkov konferencie pri stoloch, dať si kávu a prebrať celý program. Mnohé viacdňové konferencie majú posledný deň vyhradený na takzvanú voľnú zábavu, diskusiu a odchod.
Príjemné prostredie
Na to budete okrem iného potrebovať aj stany a iný mobiliár, ako napríklad stoly, výzdobu, chill-out zónu a ďalšie. Keď vytvoríte príjemné prostredie, aj celá konferencia bude oveľa príjemnejšia pre vás, aj pre účastníkov.
