E-mailová komunikácia je pre mnohé väčšie, ale aj menšie firmy každodennou záležitosťou. Komunikácia medzi oddeleniami musí byť efektívna, rýchla a stručná. Počas pracovnej doby je len málokto platený za čítanie e-mailov. Rovnako to platí, aj keď sa rozhodnete osloviť firmu so žiadosťou o prácu, ich služby alebo iné informácie.
Písať e-maily si taktiež vyžaduje precíznosť, gramatickú správnosť a vecnosť. Všetko by ste mali zhutniť do maximálne 10 stručných viet. Vždy platí, že v jednom e-maili sa komunikuje len o jednej predmetnej záležitosti. Ešte pred písaním správy zvážte, či je pre danú vec naozaj nevyhnutné zahájiť e-mailovú komunikáciu. Mnoho informácií majú firmy na svojich webových stránkach. Dávajte si pozor, aby ste sa ich duplicitne nepýtali na známe veci.
E-maily musia na čitateľa dobre pôsobiť a jednotlivé myšlienky dávajte do samostatných odsekov. Vždy si aspoň raz skontrolujte gramatickú správnosť, štylizáciu viet a oslovenia. Nie je nič horšie ako skomoliť názov spoločnosti alebo meno pre vás dosť dôležitej osoby.
Pracovné e-maily začínajte písať vhodným predmetom správy. Má byť tým najmenším, ale zato informačne najdôležitejším komunikačným nástrojom. Nikomu nezaplavujte e-mailovú schránku niečím nedopovedaným.
Po každej prečítanej a interpretovanej správe musí byť partnerovi jasné, o čo vám ide
Používajte oslovenia podľa najvyššie dosiahnutého titulu alebo aktuálnej pracovnej pozície. Dodržiavajte diakritiku, používajte stručné vety a dbajte aj na formálnu správnosť posledného odseku. Ním by ste mali vašu konverzáciu upriamiť na tú najdôležitejšiu vec. Môže ísť o vystavenie faktúry, nadviazanie spolupráce alebo iné.
Ak nejaké súbory zasielate v prílohe, odkážte aj na to. Inak si to váš partner vôbec nemusí všimnúť. Vždy sa vopred poďakujte za odpoveď, pomoc. Za záverom a podpisom by mali nasledovať vaše firemné iniciálky. Ide o názov a adresu spoločnosti a odkaz na webovú stránku. To sa dá automaticky nastaviť v e-mailovej schránke.
Foto: pixabay.com
